Antes de firmar con un proveedor de limpieza: qué documentos pedir

Cambiar de proveedor cuesta tiempo y expone a la empresa durante la transición. Estos ocho criterios sirven para comparar propuestas con algo más que el precio mensual.

1. Registro REPSE vigente

Desde la reforma de 2021, la Ley Federal del Trabajo solo permite subcontratar servicios especializados a empresas inscritas en el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) de la Secretaría del Trabajo. Si su proveedor no lo tiene, usted responde de forma solidaria por sus obligaciones laborales y pierde la deducción del gasto y el acreditamiento del IVA.

Pida el aviso de registro, confirme que la actividad inscrita corresponde al servicio que va a contratar y revise la vigencia: el registro se renueva cada tres años. Solicite también los acuses de los informes cuatrimestrales que el proveedor presenta ante el IMSS (ICSOE) y el INFONAVIT (SISUB).

2. Personal contratado y verificado

Quien limpia su inmueble entra a oficinas, bodegas y áreas con mercancía o información. Pregunte cómo recluta el proveedor, qué documentos pide, si verifica referencias laborales y si todo el personal está dado de alta en el IMSS con el salario real. Un proveedor serio le entrega mes con mes los comprobantes de pago de cuotas de las personas asignadas a su servicio.

3. Supervisión en sitio

La calidad se cae cuando nadie revisa. Averigüe cuántos inmuebles atiende cada supervisor, con qué frecuencia visitará el suyo y qué formato usa para registrar la revisión. Pida ver una bitácora real. Si el proveedor no puede mostrarle una, la supervisión no existe.

4. Experiencia en su tipo de inmueble

Una boutique con piso de mármol y vitrinas no se limpia igual que un corporativo o un hotel. Pregunte por clientes del mismo giro, por los acabados que el proveedor sabe tratar y por los productos que usa en cada uno. Un error con un químico sobre piedra natural sale más caro que varios meses de servicio.

5. Disponibilidad 24/7

Las fugas, los derrames y las visitas imprevistas no avisan. Confirme si el proveedor atiende fuera de horario, quién contesta el teléfono de madrugada y en cuánto tiempo llega una cuadrilla. CLEAN TEC ofrece disponibilidad las 24 horas, los siete días de la semana.

6. Garantía por escrito

Lea qué ocurre cuando un área no queda conforme. La garantía útil dice quién recibe el reporte, en qué plazo se corrige y que la corrección no tiene costo. Las promesas verbales no cuentan al momento de reclamar.

7. Referencias que se puedan llamar

Solicite dos o tres contactos de clientes activos y llámelos. Tres preguntas bastan: cuánto tiempo llevan con el proveedor, cómo responde ante una queja y si la plantilla asignada rota mucho.

8. Transparencia de costos

Una cotización clara separa salarios, carga social (IMSS, INFONAVIT, impuesto sobre nómina), prestaciones, insumos, equipo, supervisión y utilidad. Cuando el precio queda por debajo del costo laboral de la plantilla ofrecida, la diferencia sale de algún lado: personal sin registrar, cuotas sobre un salario menor al real o menos gente de la prometida. Ese riesgo termina en la empresa que contrata.

Lista para comparar propuestas

• Aviso de registro REPSE vigente y acuses de ICSOE y SISUB.
• Comprobantes de alta y pago de cuotas del personal asignado.
• Nombre del supervisor y frecuencia de visitas.
• Clientes del mismo giro y acabados que domina.
• Teléfono de atención fuera de horario.
• Cláusula de garantía con plazo de corrección.
• Contactos de referencia.
• Cotización con desglose de costos.